Les institutions qui délèguent leur gestion font fréquemment appel à des conseils spécialisés dans l’organisation des appels d’offres. Les conseils qui adhèrent au présent code s’engagent à respecter les obligations qui les concernent directement. Ils s’engagent également à annexer le présent code aux contrats qui les lient vis à vis des institutions qui délèguent leur gestion en organisant les appels d’offres auprès des sociétés de gestion financière ou auprès des compagnies d’assurance lorsque le contrat présente un fort contenu financier. En l’absence de contrat, ils s’assurent que le présent code est porté à la connaissance de leurs clients.

1- Le conseil défend exclusivement l’intérêt de son client organisateur de l’appel d’offre.

Il ne peut notamment accepter aucun courtage, rémunération d’intermédiaire ou d’apporteur d’affaire de la part de la société de gestion qui sera choisie.

2- Le conseil reconnaît que le client demeure seul responsable de sa décision et peut ne pas suivre les recommandations du conseil, en particulier pour le choix du gestionnaire.

3- Le conseil est lié par une obligation de moyens et non par une obligation de résultats.

Il doit en particulier s’assurer une connaissance suffisante des règles et objectifs de l’institution qui va déléguer la gestion.

Il propose au client de l’assister jusqu’à la réalisation du mandat de gestion, afin de s’assurer que les annexes techniques sont bien conformes aux informations qui ont conduit à choisir le gestionnaire.

4- Le conseil s’interdit de participer à l’organisation d’appels d’offres fictifs en vue de récolter de l’information auprès des sociétés de gestion ou pour toute autre raison.

5- Le conseil est lié par le secret professionnel.

Il ne se fait connaître des sociétés de gestions consultées qu’à la demande expresse du client.

6- Le conseil remet à chaque étape de l’appel d’offre un rapport écrit ou une note de synthèse.

7- Le conseil s’assure que le client accepte les règles suivantes :
a) Après l’ouverture des plis, les conditions proposées par les concurrents ne peuvent être communiquées à certains en vue de leur permettre de modifier leur offre afin d’être sélectionnés. Cependant, une fois la sélection effectuée, le client peut demander au candidat choisi d’améliorer certains paramètres de son offre.

b) Si la compétition comporte plusieurs étapes, un concurrent qui n’a pas été sélectionné et n’a pu concourir à la dernière étape ne peut être déclaré vainqueur. Il est cependant possible de déclarer une étape infructueuse, et de la recommencer en admettant à concourir une liste élargie à des candidats de la phase précédente.

c) Le mandat de gestion effectivement signé ne devra pas s’écarter de manière importante des éléments d’information qui constituaient le cahier des charges de l’appel d’offre.

d) Les organisateurs de l’appel d’offre s’assurent que les éléments législatifs et réglementaires sont respectés, et notamment s’il y a lieu la directive européenne 92-50 et le code des marchés publics.

e) Le choix final relève de la seule responsabilité du client qui privilégiera le mieux disant et non simplement le moins disant, sauf dispositions législatives, réglementaires ou statutaires contraires. Dans le cas où le choix doit obligatoirement porter sur le moins disant, le client et le conseil veilleront à ce que les paramètres soient corrigés pour les rendre effectivement comparables. En particulier, s’il faut comparer des offres dont certaines comportent des coûts cachés, une correction sera effectuée pour rendre les comparaisons équitables.

f) Le client s’assurera que les rapports du conseil sont effectivement communiqués à chaque personne devant participer, notamment par un vote, à la décision finale.